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【来自实践】样品设置不是简单地做样子
作者: 来源: 更新时间:2019-09-09 浏览量:47
在政府采购活动中,尤其是货物采购,采购人通常希望通过供应商提交的样品来判断其是否有履约合同的能力或是该供应商的货物是否为采购人所需要的。但样品选择的不正确,往往会适得其反,甚至加大了废标流标的可能性。
《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)(以下简称“87号令”)第二十二条第一款规定,“采购人、采购代理机构一般不得要求投标人提供样品,仅凭书面方式不能准确描述采购需求或者需要对样品进行主观判断以确认是否满足采购需求等特殊情况除外。”而《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例也未对样品作出具体规定,因此,样品的提交往往由采购人根据项目的情况来自行决定,样品的提交给了采购人以及评审委员会很直观、明确、有效的依据。
一般情况下,如采购小型、简单、通用的货物,如食物,图书等,它的技术参数、规格、质量等已经在市场上很成熟了,这类货物即使不提供样品也可以让采购人采购到想要的产品,即便有偏差也不会太影响履行合同的能力。但如果是采购大件、复杂的货物,如家具、服装等,仅凭一些检测报告、图片等不能证明其满足要求,那么就可以要求提供样品。对于需要提交样品的采购项目,采购文件对样品的设置也需要“小心谨慎”, 避免出现毫无意义的样品设置。我们先看这样一个案例:某家具采购项目,采购人要求提供公寓床一整套作为样品,整套公寓床的尺寸为5890mm×900mm×2050mm样品非常大并且需要组装,由于组装的样品很多,开标当天有一家供应商在投标截止时间前半小时到达开标场地,仅在半个小时内组装完所有样品存在困难。样品的评审办法是对实质性参数要求作为考核指标,实质性参数有床母横梁的材质,尺寸,电脑桌的尺寸,颜色等。
由上述案例我们可以看出三个问题:
要求投标人提供的样品应具有针对性或代表性。评审办法对样品的评审只是一些零部件、五金件的材质要求,如此一来不相干的那些部件提供就变得“黯然失色”了,87号令第二十二条第二款规定,“要求投标人提供样品的,应当在招标文件中明确规定样品的制作标准和要求,是否需要随样品提交相关检测报告、样品的评审方法以及评审标准。需要随样品提交检测报告的,还应当规定检测机构的要求、检测内容等。”在招标文件中对能体现产品主要特征的意图来设置样品,样品评审因素设置也应该注意,样品设置的分值不宜过高,仅作为一小部分的加分考虑,笔者认为不应超过总分值的三分之一。另外,样品的评审因素也应该与采购需求以及分值对应量化,分项分值最好设置为定值,避免区间分,更避免小数点,不仅有利于评审小组评标,也符合现行政府采购活动规范的趋势,做到抓大放小,抓重放轻,宜精不宜繁。
要求投标人提供的样品要考虑投标人提供的成本。一整套的公寓床,制作、加工、运输、安装等等不仅需要材料成本、人工成本、机械成本。还有一些无形的成本消耗,如沉没成本,给投标大大增加了投标障碍。另外,如果是竞争性谈判,竞争性磋商等采购项目,那么在只有3-10日的时间内,需要编制文件,还需要制作样品,时间成本也会大大增加,有可能让投标人望而却步,造成开标时递交响应文件的投标人不足三家。由此整个采购活动需要重新开展,给采购人或采购代理机构也带来了“成本担忧”。
要求投标人提供的样品具有可评审性。如何界定样品是否有可评审性,对于一些市场上已经有固定模式,或者有国家标准的货物,它的尺寸、规格、样式等就已经按照国标固化了,这时提供样品就没有太大意义,因为所有投标人都是一样的,得到的样品分值也一样。如遇到评委不负责、不专业,需要量尺寸的样品都不测量就打分,投标样品的评审就变成了形式化的评审,招标人也招不到优质的产品。
投标样品的最终目的是为了投标人履行合同时所提供的货物和投标时的样品一致,投标样品必定是投标人为了能得高分而精心制作的,有经验的投标人都明白,漆刷新的,颜色选最好看的,钢材做工精致,给采购人和评委留下好印象,中标的几率也会大。然而,有些投标人实际提供的货物可能与投标样品会相差很大,因此样品的封存完好也是对招标人的一种保护。87号令第二十二条第三款规定,“采购活动结束后,对于未中标人提供的样品,应当及时退还或者经未中标人同意后自行处理;对于中标人提供的样品,应当按照招标文件的规定进行保管、封存,并作为履约验收的参考。”采购人或采购代理机构在接收样品的时候要做好记录,并且存放在有监控录像的房间,不得让无关人员接触样品,未中标人的样品,为避免在结果公告期间收到关于样品的质疑投诉而导致中标结果发生改变,可在结果公告期限届满后再通知未中标人领取样品,中标人的样品作为履约验收的参考,可以加强对采购项目履约验收的工作,降低中标人违约的风险。
需要注意的是,《中华人民共和国政府采购法实施条例》第四十四条规定,“采购人或者采购代理机构不得通过对样品进行检测、对供应商进行考察等方式改变评审结果”。因此在投标阶段,可以要求投标人随样品提供检测报告,以及要求投标人提供的样品要与实际供货时的产品一致或不低于投标样品的质量。
样品设置的合理合规,不仅能满足采购人想要买到心仪产品的愿望,达到样品设置的目的,也能避免采购活动期间有投标人因为样品的质疑投诉,而拖延了采购周期。
 (作者单位:广西机电设备招标有限公司)
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